Privacy Verklaring - kinderdagverblijf de 7 dwergen

PRIVACY VERKLARING

Inleiding
Bij ‘de 7 dwergen’ voldoen wij aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze wet is van toepassing op alle gegevens waarvan wij gebruik maken dan wel in ons bezit hebben. Het gaat hier om geautomatiseerde (elektronische), deels geautomatiseerde en niet geautomatiseerde (papieren) bestanden. Het betreft hier de persoonsgegevens, d.w.z. de gegevens die betrekking hebben op een natuurlijke persoon.
Degene die verantwoordelijk is voor het verwerken van de gegevens is:
T.A. van Dijk
Haydnstraat 2
8031 ZA Zwolle
038-4544372
info@de-7-dwergen.nl

Hieronder staan de richtlijnen beschreven waar wij ons aan houden om aan deze wet te voldoen.

1. Persoonsgegevens klanten
De klant is in dit geval de ouder(s)/verzorger(s) waarmee een contract wordt gesloten i.v.m. de opvang van hun kind(eren). Met degene die het contract ondertekend zal overleg plaats vinden over de opvang van het kind en de bijbehorende gegevens.

Beschrijving van de persoonsgegevens
- voor- en achternaam van ouders en kind
- geslacht kind
- adres van ouders en kind
- geboortedatum kind
- BSN kind en ouders
- telefoonnummer(s) ouders
- e-mailadres ouders
- bankrekeningnummer ouders

Overige gegevens:
Bij ‘de 7 dwergen’ zijn naast de persoonsgegevens, meerdere gegevens van het kind bekend. Deels worden deze verstrekt door ouders en deels verzamelen we deze gegevens zelf. Voorbeelden hiervan zijn;
- allergieën
- eet- en slaapgewoontes
- indien van toepassing een medicijnverklaring
- observaties die op de groep worden gedaan, dit wordt nu nog op papier gedaan, maar binnenkort zal dit digitaal plaats vinden.
- notulen van 3-maandelijkse kindbespreking, deze zijn zowel op papier op de groep aanwezig als digitaal.
- indien van toepassing dossieropbouw i.v.m. de meldcode

Doelen verwerking persoonsgegevens
De gegevens worden natuurlijk in de eerste plaats gebruikt voor het optimale verzorgen van de kinderen. Overige doelen zijn:
- de praktische afhandeling van de opvang en de betaling
- mailen van een nieuwsbrief
- in noodgevallen de ouders bereiken
- correspondentie versturen indien nodig

Bewaren van de gegevens
Vanuit de AVG is er geen concrete bewaartermijn voor het bewaren van gegevens. Het uitgangspunt is dat deze niet langer bewaard wordt dan strikt noodzakelijk, kijkende naar het doel waar ze voor gebruikt worden.
Vanuit de belastingwetgeving heeft ‘de 7 dwergen’ echter de verplichting om persoonsgegevens (naam, adres, bsn, contractgegevens, financiële gegevens etc.) minimaal 7 jaar te bewaren.
De verdere gegevens van het kind (bijvoorbeeld het kinddossier, observatieverslagen etc,) worden een jaar nadat het kind afscheid genomen heeft op de groep vernietigd.
Daarnaast worden ouders direct na het afscheid op de groep verwijderd van de app Klasbord, zodat dit niet meer inzichtelijk is.

Overdracht gegevens naar derden
Wanneer er iemand van buiten ‘de 7 dwergen’ betrokken wordt (bijvoorbeeld als er hulp of advies nodig is), zal dit eerst overlegd worden met ouders. Net als het overdragen van persoonsgegevens van kinderen/ouders naar andere ouders (bijv. ouders willen graag een telefoonnummer van een vriendje om samen te spelen), gaat dit in overleg met ouders.
Wanneer stagiaires verslagen schrijven, ziet de stagebegeleidster erop toe dat er geen namen van kinderen gebruikt worden in het verslag. Als er beeldmateriaal gewenst is vanuit school, zal hiervoor altijd eerst toestemming gevraagd worden aan de ouders.

GGD
Af en toe is het noodzakelijk om gegevens van de klant te verstrekken aan de GGD (bijvoorbeeld bij een controle). De GGD heeft een geheimhoudingsplicht.

Verstrekken van gegevens zonder toestemming
Gegevens worden enkel verstrekt zonder toestemming van ouders als dit voor de wet noodzakelijk is, bijvoorbeeld in het geval ‘de Belastingdienst’ (i.v.m. kinderopvangtoeslag )is het mogelijk dat ‘de 7 dwergen’ gegevens aan derden verstrekt zonder toestemming van de ouders.

2.Persoonsgegevens personeel

Beschrijving persoonsgegevens:
- naam
- adres
- BSN
- telefoonnummer
- e-mailadres
- geboortedatum
- VOG
- diploma’s
- EHBO/BHV gegevens
- rekeningnummer
- kopie van identiteitsbewijs
- loonbelastingverklaring
- contract
- sollicitatiebrief
- cv

Overige gegevens:
- verslaglegging (voortgangs-)gesprekken
- salarisadministratie/financiële gegevens
- roosters/gewerkte uren

Doelen vastleggen van de gegevens:
De gegevens die van medewerkers in het bezit van ‘de 7 dwergen’ zijn er enkel op gericht een goede, wettelijke werkrelatie te hebben.

Overdracht gegevens naar derden:
Persoonsgegevens die van belang zijn voor de uitbetaling van het salaris worden overgedragen naar de boekhouder. Deze heeft vanuit zijn/haar professie een geheimhoudingsplicht over de verstrekte gegevens.
Verder worden de gegevens enkel gebruikt door medewerkers van binnen ‘de 7 dwergen’. Medewerkers van ‘de 7 dwergen’ hebben een geheimhoudingsbeding in hun contract.

Bewaren van gegevens:
Voor sommige gegevens uit het personeelsdossier geldt een fiscale bewaarplicht. Dit betekent dat de Belastingdienst ‘de 7 dwergen’ verplicht om die gegevens een periode van 5 jaar nadat de medewerker uit dienst is te bewaren.
Voor andere gegevens bestaat geen wettelijke bewaartermijn. Deze gegevens worden 2 jaar bewaard.

3.Persoonsgegevens sollicitanten

Beschrijving persoonsgegevens en het doel van het verwerken van de gegevens:
Bij ‘de 7 dwergen’ zijn enkel de gegevens die de sollicitant vermeldt in de sollicitatiebrief en cv aanwezig. Eventueel kan tijdens de sollicitatiegesprekken informatie gevraagd en vastgelegd worden die relevant zijn voor het eventueel aangaan van een werkrelatie.

Bewaren persoonsgegevens
De gegevens worden uiterlijk 4 weken na beëindiging van de sollicitatieperiode vernietigd. Eventueel kan er toestemming gegeven worden door de sollicitant om gegevens langer te bewaren, bijvoorbeeld omdat er op dat moment geen passende vacature beschikbaar is.
In dat geval worden gegevens een jaar bewaard.

4. Rechten klanten, medewerkers en sollicitanten m.b.t. persoonsgegevens
Iedereen heeft het recht om hun persoonsgegevens in te zien, te wijzigen, aan te vullen, te beperken of te laten wissen/verwijderen. Daarnaast bestaat het recht om bij ‘de 7 dwergen’ aan te geven de persoonsgegevens te laten overdragen aan een andere instantie.
Mocht u een verzoek in willen dienen kan dit via de contactgegevens die vermeld staan bij de inleiding.
Op dit verzoek zal binnen 4 weken ingegaan worden.

5.Internet

Website
Via de website kunnen mensen een contactformulier invullen of zich aanmelden voor opvang. Deze gegevens komen binnen bij de verantwoordelijke voor de gegevensverwerking. Deze zal de gegevens die in het formulier vermeld staan indien nodig/wenselijk opslaan. Als niet wordt overgegaan tot een contract, zal deze informatie direct weer vernietigd worden.

Klasbord/Facebook/Nieuwsbrief
Af en toe worden op Facebook berichten geplaatst over activiteiten die plaats vinden binnen ‘de 7 dwergen’. Hierop zullen kinderen nooit herkenbaar in beeld worden gebracht (hun gezicht zal niet zichtbaar zijn).

Bij opname van het kind wordt van ouders een handtekening gevraagd waarmee ze toestemming geven voor het plaatsen van foto’s.

Verder wordt bij ‘de 7 dwergen’ gebruik gemaakt van de app Klasbord. Hierop worden regelmatig berichten en foto’s geplaatst, zodat ouders op de hoogte zijn wat er op de groepen gebeurd. Hierop zijn kinderen wel herkenbaar in beeld. Deze berichten kunnen door alle ouders van de betreffende groep ingezien worden. Dit is echter alleen toegankelijk met een bijbehorende code, deze code krijgen ouders bij opname van hun kind. Via deze code kunnen ouders zich aanmelden en wordt toestemming gegeven door ‘de 7 dwergen’ om gebruik te maken van de app. Via deze app kan een fotoboek gemaakt worden door ouders. Sommige foto’s die voor Klasbord gebruikt worden, worden ook gebruikt voor de interne nieuwsbrief. Deze nieuwsbrief wordt verstuurd naar alle ouders van ‘de 7 dwergen’.
Ook hiervoor wordt bij opname van het kind een handtekening van ouders gevraagd, waarmee ze toestemming geven voor het plaatsen van foto’s. Uiteraard mogen ouders aangeven hier niet mee akkoord te gaan. In dat geval zullen er geen foto’s van hun kind op Klasbord en in de nieuwsbrief worden geplaatst.

Cookies/Google Analytics
Op de website van ‘de 7 dwergen’ wordt geen gebruik gemaakt van cookies.

6.Gedragscode
Om zorg te dragen voor het goed omgaan met de persoonsgegevens die in het bezit zijn van ‘de 7 dwergen’ is er voor de medewerkers een Gedragscode opgesteld. Hierin zijn een aantal belangrijke aandachtspunten vastgelegd:

  • Alle papieren waarop gegevens van klanten staan, maar ook foto’s etc, worden vernietigd in de papierversnipperaar voordat deze in de prullenbak gaan.
  • Gegevens van kinderen die op de groepen liggen, liggen in een kast achter slot en grendel.
  • Op elke groep is een tablet aanwezig. Ook deze liggen als hij niet gebruikt wordt, achter slot en grendel.
  • Geheimhoudingsplicht van personeel m.b.t. gegevens en wat zich afspeelt bij ‘de 7 dwergen’.

Slotwoord
Is er ontevredenheid met betrekking tot het verwerken van persoonsgegevens, kan dit aangegeven worden bij de verantwoordelijke die genoemd is bij de inleiding. Ook de contactgegevens worden bij de inleiding vermeld.
Daarnaast wil ‘de 7 dwergen’ aangeven dat er de mogelijkheid bestaat om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Bel onsOpvang direct regelenStuur een bericht

Een kijkje bij de 7 dwergen

Kinderopvang is meer dan alleen 'gezellig bezig zijn met kinderen'.
 


video image
Bekijk de Video

Leuke actie!